FightReg Administration

Organiser Profile

Enter the master data under Settings → Organiser:

• Firmenname, Anschrift, Logo
• E-Mail, Telefon, Website
• Steuer-ID / USt-IdNr. (für Rechnungen)

Invoice Issuer

Enter the invoice data under Settings → Invoice Issuer. Diese werden auf allen generierten Rechnungen (PDF) gedruckt. Mehrere Invoice Issuer möglich (z.B. für verschiedene Standorte).

SMTP Configuration

Configure SMTP credentials under Settings → Mail. Use "Send test mail" to verify the connection.

Create Super Admin

On first run, install.php automatically creates a super admin. Additional admins can be created under System → Users.

System Roles (Default Roles)

Permission Modules Overview

Assign Staff to a Competition

1. Wettkampf öffnen → Tab „Staff".
2. Search for a user or create a new one (OTP invitation by email).
3. Select role and optionally override individual permissions.
4. Save — the user has access immediately.

Competition Dashboard

Im Dashboard eines Wettkampfs siehst du in Echtzeit: Angemeldete Schulen, TN-Zahlen, Check-in-Fortschritt, Bracket-Status und KPI-Charts.

Unterkategorie anlegen

1. Wettkampf → Kategorien → „+ Kategorie".
2. Name (DE + EN), Disziplin, Alters-Limits, Gewichts-Limits, Grad setzen.
3. Bracket-Typ wählen: Single Elimination (KO) oder Round Robin (Jeder gegen Jeden).
4. Max. TN pro Kategorie setzen (optional).
5. Partner/Team-Flag aktivieren für Partnerübungen (Sprint 48).

Kategorien zusammenführen (Merge)

Wenn zu wenig TN in einer Kategorie sind, können zwei Kategorien zusammengeführt werden:

1. Kategorien → „Merge" wählen.
2. Quell- und Zielkategorie auswählen.
3. Merge bestätigen — TN werden in die Zielkategorie übertragen, Merge-History wird protokolliert.

Kategorie-Status

Schule für Wettkampf freischalten

Wenn eine Schule sich für einen Wettkampf anmeldet, muss sie vom Admin bestätigt werden:

1. Wettkampf → Tab „Schulen".
2. Schule mit Status pending suchen.
3. „Bestätigen" klicken → Status wird zu confirmed.
4. Trainer kann jetzt Teilnehmer anmelden.

Schul-Kürzel (für Athlete-ID)

Jede Schule hat ein 3-buchstabiges Kürzel (short_code), das Teil der Athlete-IDs ihrer Mitglieder wird. Das Kürzel muss systemweit eindeutig sein.

Setting up the stock

1. Settings → Event → Start numbers: define the range.
2. States per number: free, assigned, lost, damaged. A damaged bib stays in the stock and is never handed out.

Assigning — before check-in, not during it

1. Administration → Clubs, toolbar on the right, button Start numbers.
2. Batch assignment per club: one button at the club header covers everyone entered.
3. At the bottom of the dialog, Listing — the sheet for the coach: who wears which number.

Bracket generieren

1. Wettkampf → Kategorie → „Bracket generieren".
2. Typ wählen: Single Elimination (Standard-KO) oder Round Robin (Rundenspiel).
3. Seeding-Reihenfolge kontrollieren (Drag & Drop der TN).
4. Generieren — SVG-Brackettree wird erstellt.

Single Elimination (KO-Baum)

Visualisiert als SVG-Brackettree mit interaktiven Match-Karten (260×72px). Features:

• Zoom und Pan (Mouse + Touch)
• Match-Ergebnis direkt in der Karte eintragen
• Gewinner-Hervorhebung (grüne Leiste + Sieger-Badge)
• Verlierer gedimmt (50% Opacity)
• Seed-Nummern (①②) und Match-Nummern
• Bracket als PDF exportierbar

Round Robin (Rundenspiel)

Horizontaler Wizard mit Rundennavigation. Features:

• Automatische Tabellengenerierung
• Punktestand-Tabelle in Echtzeit
• Nächste Runde manuell starten
• Abschluss → Platzierungen werden in Rankingtabelle übernommen

Bracket-Einstellungen pro Wettkampf

Building the map

1. Pick the aspect ratio of the hall, optionally add a background image.
2. Drag mats from the tray on the left onto the map, rotate and resize them.
3. Objects for everything that is not a mat: entrance, scales, awards, first aid, sales, toilets — with icon, image or sponsor banner.
4. Save once. The editor does not write on every drag: rebuilding a hall would otherwise be fifty requests over venue Wi-Fi.

Where it appears on the day

• Projector — as an item in the screen queue, with live status per mat.
• Spectator phones — on the live page, their own mat in colour, the rest dimmed.
• Printed notice — for the entrance.

What gets recorded

• Rounds — a score per round, not just a final result.
• Flags — the judges' decision per round.
• Judging panel per fight — who judged this fight is stored on the fight, not on the mat: panels change during the day.
• Competitor number — printed on the scoresheet so the paper can be matched without asking.

At the judging table

A dedicated monitor shows the current competitor and their score — a view for the table, not for the hall. It opens separately and takes no room on the projector.

Check-in Dashboard

Das Check-in-Modul zeigt in Echtzeit den Eincheck-Status aller Teilnehmer. Suche nach Name, Athlete-ID oder Schule. Status-Filter: Alle / Noch nicht / Eingecheckt.

Dokumente prüfen

Beim Check-in können hochgeladene Dokumente (Startpass, Arztzeugnis etc.) direkt eingesehen und der Status gesetzt werden (geprüft / fehlt).

Kampfaufrufe

Über das Check-in-Modul können manuelle Kampfaufrufe an Teilnehmer gesendet werden (Erscheint auf der Teilnehmerkarte als Push-Nachricht).

Setting up

1. Settings → Main screen: create a screen and assemble its queue.
2. Content: splash, current fight, bracket, standings, fight order, mat overview, venue map, sponsor page.
3. Set the rotation interval per screen (default 30 seconds).
4. Font size per screen — a projector in a large hall needs different values from a TV at the entrance.

Opening it

The screen runs without a login and is opened through a token in the address — whoever holds the link sees that one screen and nothing else. The machine at the projector needs no account.

Setting up

1. Settings → Event → Announce / AI: store the speech key. Without an own key the installation's key applies — a badge on the card shows which one is in effect.
2. Choose a voice — per event, from the connected account.
3. Maintain templates and pronunciation rules: “{firstname} {lastname} of {club} — please to mat {mat}”.
4. Set breaks: between two announcements and around the fight call.

On the day

• Announcements come from the fight order or are triggered by hand.
• The order in the queue can be changed; urgent items go first.
• Recurring texts come from the cache — they do not cost a second time.

Switching it on

1. Push is off by default per event. Sending messages to coaches and athletes is a deliberate decision.
2. It requires a VAPID key. Without one, every device subscription fails silently — check by requesting the public key.
3. Calls can be triggered automatically from the fight order or by hand.

Proof of delivery

Delivery is logged per device — sent is not delivered, and without a log nobody notices an expired subscription.

Preisregeln

Für jeden Wettkampf können flexible Preisregeln definiert werden:

• Grundpreis pro Kategorie/Buchung
• Aufschläge (Surcharges): z.B. „Spätbuchung +10%"
• Rabatte (Discounts): z.B. „Vereinsmitglied -5€"
• Selbstzahler-Kennzeichnung (separate Rechnung direkt an Athlete)

Rechnungsgenerierung

1. Billing → Schule auswählen → „Rechnung generieren".
2. Positionen prüfen (alle Buchungen als Rechnungspositionen).
3. PDF wird via TCPDF erstellt — professionelles Layout mit Firmenlogo.
4. Rechnung per Mail senden oder manuell als PDF herunterladen.

Rechnungsstatus

Setting it up

1. Download and install the agent. It is code-signed, so Windows SmartScreen stays quiet.
2. Map printer roles in the agent: invoice, receipt, certificate, participant card. The application only ever knows the role, never the device name — replacing a printer is then a change at the workstation, not in the software.
3. Several profiles per workstation are possible (A4 and receipt printer side by side).

What gets printed

• Participant card — 85 × 90 mm, two by three on A4, or from a receipt printer on an 80 mm roll. With athlete ID, competitor number and QR code.
• Invoices and receipts — with the design of the issuing entity.
• Certificates — individually, per category or for a whole club.
• Lists and notices — start lists, fight order, venue map.

Verfügbare Mail-Typen

Corporate Identity

Unter Einstellungen → Mail-Design kannst du:

• Logo hochladen (wird in Mail-Header angezeigt)
• Farbschema wählen (8 vordefinierte CI-Presets)
• Absendername und Footer-Text anpassen

Wettkampf-spezifische Designs überschreiben globale Einstellungen.

Punkte-Konfiguration

1. Wettkampf → Ranking-Einstellungen.
2. Turnier-Typ festlegen: regional (Faktor 1.0), national (1.5), international (2.0).
3. Punkte pro Platzierung definieren (1. Platz = 100, 2. Platz = 70 usw.).
4. Bei Bracket-Abschluss: Punkte werden automatisch in athlete_rankings geschrieben.

Globales Ranking

Das globale Ranking aggregiert alle Ergebnisse aller Wettkämpfe. Unter Ranking in der Navigation findest du die Gesamtrangliste — filterbar nach Kategorie, Zeitraum und Verband.

Self-registration

Under Settings → Platform. When off, the register button disappears from the landing page and the organiser creates accounts. When on, clubs register themselves.

One-time passcode as a second factor

Also under Platform: enforced for everyone or optional. If the schema is not yet migrated, login behaves as before — here a failure must not lock anyone out. Same pattern as self-registration with the opposite sign, and both directions are deliberate.